Méthodologie
Exemple pour le cas d’une entreprise de construction
1
Prise de connaissance des documents contractuels, administratifs et techniques de l’opération ;
2
Constitution d’une base de données documentaire ;
3
Réunion de lancement avec les opérationnels en charge du suivi du projet afin de connaître les problématiques déjà rencontrées et déterminer les contraintes à venir ;
4
Amélioration ou mise en place des outils de traçabilité des informations (tableaux de suivi : des études d’exécution, des modifications de projet, des devis de travaux supplémentaires / prix nouveaux, des ordres de service, des avenants, des situations de travaux et règlements, des constats d’évènements, journaux de chantier ; planning des travaux « tels que réalisés », etc.) ;
5
Aide à une utilisation efficace des tableurs Excel ;
6
Echanges réguliers (téléphone, mail, réunion sur site) avec les opérationnels afin de suivre l’évolution du chantier et établir / revoir projets de courriers / observations sur comptes-rendus de réunion / réserves aux ordres de service / avenants ;
7
Formation continue aux bonnes pratiques / bons réflexes en matière de gestion contractuelle ;
8
Suivi proactif : anticipation des échéances contractuelles pour préparer / mener les actions conformément aux dispositions du contrat (éléments à transmettre dans le cadre de la période de préparation, en cours de travaux, avant la réception, au stade de la présentation du projet de décompte final, dans le cadre de la période de garantie, etc.).
La réussite de notre intervention repose en grande partie sur la qualité d’échange d’informations entre les opérationnels en charge du projet et nos consultants. La transparence en constitue une dimension indispensable dans le strict respect de la confidentialité.
Dans des contextes de tensions, notre intervention apporte le recul nécessaire aux opérationnels en prise directe et aux dirigeants dans leur relation contractuelle avec les intervenants des projets de construction. Notre expérience permet également de confronter / confirmer / revoir des stratégies de demande de rémunération complémentaire et/ou de prolongation de délai.